會(huì )議管理主要針對會(huì )前議程建立、議題上報、議題材料、議題材料、會(huì )議方案擬批、參會(huì )時(shí)間、參會(huì )地點(diǎn)、會(huì )議計劃、會(huì )議通知、參會(huì )人等功能,會(huì )議可根據需要細化至于以小時(shí)為單位的各個(gè)話(huà)題;會(huì )議紀要以及會(huì )議任務(wù)全部通過(guò)信息化系統完成,會(huì )議形成的任務(wù)可對業(yè)務(wù)督辦及各公文流轉形成文件關(guān)聯(lián)依據;會(huì )議室管理主要是以圖表形式實(shí)現會(huì )議室的使用申請、會(huì )議室使用情況的模塊,會(huì )議管理能夠針對單位會(huì )議室名稱(chēng)、地址、規模、費用等基礎信息進(jìn)行維護,并能夠將會(huì )議室的使用情況以會(huì )議室名稱(chēng)及時(shí)間為維度進(jìn)行統計。
立即咨詢(xún)規范辦會(huì )流程。從管理上整合流程便于會(huì )議全局管理和任務(wù)分配;內部數據流打通,實(shí)現信息化會(huì )議管理。
提高管理可見(jiàn)度。通過(guò)數字信息化明確會(huì )議目標,提高管理可見(jiàn)度;通過(guò)流程管理提升會(huì )議資源整合,提高會(huì )議資源利用率。
降低決策風(fēng)險。從會(huì )議籌劃到會(huì )議結束實(shí)現審批系統化;根據企業(yè)管理架構進(jìn)行分權限管理,審批過(guò)程中關(guān)鍵角色可抄送;與企業(yè)OA打通,并設置審批提醒;用軟件實(shí)現內部信息整合;議全流程從計劃到執行可跟蹤,歷史記錄可追溯。
產(chǎn)品功能包括會(huì )議編排、會(huì )議室管理和會(huì )議資料管理等功能。
(1)會(huì )議編排
會(huì )議編排模塊支持會(huì )議申請、會(huì )議審批、會(huì )議通知、會(huì )議回執功能。會(huì )議申請人填寫(xiě)會(huì )議申請單,提交給有關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行審核。部門(mén)領(lǐng)導對待審核的會(huì )議申請進(jìn)行審核,包括對發(fā)起申請單、變更申請單、撤銷(xiāo)申請單等信息的查閱,可對申請單進(jìn)行批示,支持審核意見(jiàn)錄入,如需機關(guān)領(lǐng)導審核的選擇機關(guān)領(lǐng)導,發(fā)送至機關(guān)領(lǐng)導,機關(guān)領(lǐng)導給出審核意見(jiàn),完成后返回給會(huì )議申請部門(mén)或會(huì )議申請人員。對通過(guò)審批的會(huì )議申請填寫(xiě)會(huì )議通知并發(fā)送相關(guān)參會(huì )人員、與會(huì )相關(guān)人員。參會(huì )人員填寫(xiě)是否參加會(huì )議并將參會(huì )情況信息反饋給會(huì )議通知發(fā)送人員。
(2)會(huì )議室管理
會(huì )議室管理模塊支持對會(huì )議室的登記和管理維護工作,支持會(huì )議室狀態(tài)與會(huì )議申請的情況進(jìn)行關(guān)聯(lián),提供會(huì )議室查詢(xún)和統計功能。
(3)會(huì )議資料管理
會(huì )議資料模塊支持管理人員對領(lǐng)導講話(huà)、經(jīng)驗材料、匯報材料、演示資料、會(huì )議紀要、討論材料、名單及安排、其它相關(guān)材料等進(jìn)行查看、修改、保存歸檔等處理。